Functie

Je bent verantwoordelijk voor de lopende dossiers (financiën, workflow, beheer van de vzw Musea Tentoonsingen, ...) die je worden toevertrouwd door de hiërarchie van de Museumdienst, in overeenstemming met de wetgeving en met de geldende procedures.

Je zorgt voor een goede verspreiding van de informatie binnen de dienst.

Je onderhoudt regelmatig contacten met alle medewerkers van de dienst, met de hiërarchie, de collega's van andere departementen, een sociaal secretariaat, het publiek en andere insingen.

Je werkt in een klein team van personen. In uitzonderlijke omstandigheden wordt beschikbaarheid gevraagd buiten de normale diensturen.

TAKEN

· De collega's informeren en inlichten (per , via mail,...) en het publiek. De collega's en hiërarchie van de dienst adviseren / ondersteunen (procedures,...).

· Je codeert en controleert diverse gegevens / documenten / werken (payroll van de BME personeel, inkomsten, uitgaven, prestaties, vakantie-/puntensysteem, boekhouding, enz…).

· Je maakt op, analyseert en bijwerkt dossiers (overheidsopdrachten met de aankoopcentrale, besingen, facturen, uitgaven, overeenkomsten BME, budgetten, aanmaak van vastleggingen, bankbetalingen, serviceopdrachten, facturatie, betalingen, afrekeningen, schulddeclaraties, workflow…).

· Je s verschillende documenten op (brieven, workflow rapporten, verslagen, besonnen, facturen, procedures...).

· Je behandelt de correspondentie (beheer van de inkomende en uitgaande post).

· Je klasseert en archiveert documenten / gegevens van de dienst.

· Je werkt bij en gegevens op (uitgavenoverzichten, driemaandelijkse lijsten,...), loonstrookjes invullen en controleren.

· Je neemt deel en helpt bij evenementen / tentoonsingen / vergaderingen (opdienen, begeleiden, inrichten,...).

· Je blijft op de hoogte van wijzigingen in de wetgeving met betrekking tot verenigingen.

· Je geeft de nodige informatie over de stand van zaken van de dossiers, projecten enz. aan de hiërarchie door (adjunct diensthoofd, Directie Musea)

Jouw profiel

Je bent in bezit van een bachelor diploma in HR, boekhouding of managementassistent.

Of

Je voldoet aan de voorwaarden voor interne mobiliteit of bevordering voor een functie van niveau B (graad secretaris)

Indien je je diploma behaald hebt in het buitenland, is op enkele uitzonderingen na, een gelijkwaardigheidserkenning door NARIC-Vlaanderen nodig

§ Je bent nauwgezet, beschikt over een analytisch geest en brengt structuur in je werk.

§ Je bent resultaatgericht.

§ Je kunt zowel zelfstandig als in teamverband werken.

§ Je hebt goede IT-vaardigheden (kantoortoepassingen en basissoftware).

§ Je spelling is onberispelijk en je schrijft graag.

§ Je hebt een goede kennis van verenigingen en interesse in de culturele sector.

§ Ervaring op het gebied van human resources, administratief management, boekhouding of overheidsdiensten is een pluspunt.

§ Je spreekt vloeiend Frans en Nederlands.

§ Kennis van het Engels is een pluspunt.

Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren Administratieve dossiers samensen
Gegevens, de actualisatie van gegevens, terugzendingen of aanmaningen controleren Brieven, tabellen, ... invoeren volgens instructies fonische oproepen aannemen
Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
Een boodschap noteren Aanbod Een voltijds contract van onbepaalde duur Brutomaandsalaris minimum , euro (dat hoger kan zijn, afhankelijk van eerdere werkervaring, je gezinssituatie en het met succes afleggen van het taalexamen) - Je kunt een schatting maken van je salaris via onze Een tweetaligheidsvergoeding Eindejaarspremie en vakantiegeld Maaltijdcheques (€, waarvan ,€ ten laste van de Employer ). Geniet van , dagen betaald verlof , dagen vastges verlof door de Employer en wetjke feestdagen. Mogelijkheid tot een voordelige hospitalisatieverzekering en dekking van het remgeld door de Employer voor medische zorg, voor u en uw gezin in het UZ Brugmann, UMC Sint-Pieter, Institut Jules Bordet en Koningin Fabiola Kinderziekenhuis. Pensioenplan voor contractuele medewerkers ter waarde van % van het bruto salaris. De meeste van onze administratieve functies zijn hybride met de mogelijkheid tot werken na maanden, gekoppeld aan een forfaitaire tussenkomst van euro per maand. . De Employer voldoet aan uw behoeften op het gebied van professionele ontwikkeling door regelmatige trainingen aan te bieden. Onze werkplekken zijn gemakkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer en het MIVB-abonnement wordt % terugbetaald , er is ook een tussenkomst in de vervoerskosten (NMBS, De Lijn, TEC, fiets).

Solliciteren

Flaux Milène
+